Kvifor er innsyn viktig?
Skal du bygge på bustaden din er det hensiktsmessig å vite kva teikningar som er godkjente for bygningen frå før. Det same viss nabo skal bygge på og du ønsker å finne ut kva bygningen er godkjent brukt til. Då er kommunen gjerne einaste staden ein kan få tak i desse dokumenta. Utan rett til innsyn i dokumenta kan byggeplanane stoppe opp eller ta lengre tid. I eit større perspektiv skal innsynsretten bidra til at innbyggjarane kan ivareta egne interesser, og at journalistar og andre kan kontrollere forvaltninga.
Hovudregelen etter offentleglova er innsyn
Hovudregelen etter Offentleglova er at det skal gis innsyn. Likevel er det ikkje alltid enkelt å få dei dokumenta ein ber om. Sivilombodet har utarbeida ein innsynsguide etter offentleglova, og viser i den til at forvaltninga ofte først vurderer om det kan gjerast unntak frå innsynskravet, i staden for å starte med utgangspunktet om offentlegheit og deretter vurdere om det er reelt behov for unntak. Innsynsguiden fra Sivilombudet (pdf)
Unntak frå innsynsretten må ha grunnlag i lov eller forskrift. Slike unntak er gjerne gjort for å unngå negative konsekvensar for individa eller verksemda dei gjeld. Typiske eksempel er opplysningar underlagt teieplikt, rettssaksdokument og dokument forvaltninga har utarbeidd for eiga saksførebuing.
Konkret og sjølvstendig vurdering
Offentleglova § 29 fastset at innsynskrav skal vurderast «konkret og sjølvstendig». Offentleglova opnar ikkje for å skilje mellom privatpersonar eller føretak ved behandling av innsynskrav. Det er heller ikkje krav om at den som krev innsyn oppgir kven dei er. Ein innsynspraksis som skil mellom melom heimelshavar og andre, har difor ikkje lovleg grunnlag.
Unntaka som gjeld for innsynsretten er knytt til dokumenttypen, ikkje kven som set fram innsynskravet. Vurdering av innsynskrav må difor basere seg på kva det vert kravd innsyn i.
Dersom kommunen si innsynløysing er såpass automatisert at slike konkrete vurderingar ikkje vert gjort, er løysinga i strid med offentleglova § 29 og dermed ulovleg.
Kommunen kan ta betalt for enkelte tjenester
Utgangspunktet i lova er at innsyn skal vere gratis jf. offentleglova § 8. Det finst likevel unntak, blant anna i offentlegforskrifta § 4 (5). Etter unntaksregelen kan det tas betalt for «eigedomsinformasjon» etter satsar der inntektene ikkje overstig kostanden for organet med informasjonen.
Opninga for å ta betalt gjeld i tillegg berre eigedomsinformasjon som skal dekke eit kommersielt behov, jf. forarbeida.(1) I tolkingsuttalelse frå lovavdelinga er det lagt til grunn at kommunen ikkje kan ta betalt for eigedomsinformasjon som alt eksisterer, eller som organet utarbeider som ein del av si vanlege verksemd.(2) Konkrete byggesaksdokument fell normalt innanfor kjerneverksemda til kommunen, og kan dermed ikkje tas betalt for etter forskrifta § 4 (5).
Statsforvaltaren si oppheving av Bergen kommune sitt vedtak
Statsforvaltaren i Vestland har nyleg oppheva Bergen kommune si avgjerd om å henvise til betalt innsynsløysing for profesjonell part. Saka gjaldt eit innsynskrav der eit firma ba om innsyn i godkjente teikningar for ein eigedom. Kommunen svarte ved å vise firmaet til kommunen sitt arkiveringssystem for plan- og byggesaksdokument for innsyn i dokument i saker etter 2005. For innsyn i saker før 2005 vart firmaet vist til ein av kommunens betalingsbaserte kart- og byggesaksleverandørar.
Kommunen gav også tilbakemelding om at heimelshavar har krav på gratis innsyn, medan profesjonelle aktørar med kommersielle føremål må betale. Likevel vart firmaet, som representerte heimelshavaren, vist til ei betalingsløysing.
I svar til kommunen viste firmaet til at ein ikkje kan forsvare eit utlegg på fleire tusen kroner overfor tiltakshavar for å hente ut informasjon som ligg lagra i kommunen sitt arkiv. Kommunen stod likevel fast ved at det kunne krevjast betaling for å få innsyn. Firmaet klage etter dette saka inn for Statsforvaltaren.
Spørsmålet Statsforvaltaren tok stilling til, var om Bergen kommune kunne vise til ei betalingsløysing for å få innsyn. Konklusjonen vart at kommunen ikkje hadde gjort ei tilstrekkeleg konkret og sjølvstendig vurdering av innsynskravet slik offentleglova § 29 første ledd legg opp til. Eit generelt svar med henvisning til kommunen sitt system og praksis for innsyn var ikkje tilstrekkeleg. Dei kunne heller ikkje sjå at innsynskravet gjaldt eigedomsinformasjon som kommunen har heimel til å krevje betaling for i medhald av offentleglova § 8 tredje ledd. Klaga førte fram, Statsforvaltaren oppheva kommunen si avgjerd om innsyn og sendte saka tilbake til kommunen for ny vurdering og behandling.
Moglege verknadar av saka framover
Avgjerda frå Statsforvaltaren kan få konsekvensar for korleis Bergen kommune og andre kommunar behandlar innsynskrav i byggesaksdokument framover. Saka tydar på at kommunen må stramme inn for kva, og frå kven, dei tek betalt for å gi innsyn i dokumentasjon. Inntil Bergen kommune har vurdert eigen praksis på nytt kan visse betalingskrav gje grunnlag for klage. Særleg dersom dokumenta er innanfor kommunens kjerneverksemd, og ikkje gjeld eigedomsinformasjon til kommersiell bruk.
(1)Ot.prp. nr.102 (2004-2005) s.127.
(2)Tolkningsuttalelse frå Lovavdelinga 01.03.2011